¿TIENE EL FUNCIONARIO OBLIGACION DE LEVANTAR ACTA?

[Bartolomew Roberts]

No soy ningún experto pero he tenido un problema al tramitar una documentación ante una administración pública y me gustaría saber su opinión:

Se me reclamó una deuda con ISFAS (Seguridad social de las fuerzas armadas) debido a un error de la administración y se me cita para darme trámite de audiencia y hacer las oportunas alegaciones, las cuales en dicho trámite realizo verbalmente y aporto original y copia de mis medios de prueba, una vez hecho esto le digo al funcionario que que pasaría a partir de ahora que había quedado claro el error de la administración y me dice que haga un escrito y que lo presente al día siguiente que el estaba muy liado a lo que le respondo que no veía necesario presentar el escrito por que había compadecido ante él para alegar y que lo que tenía que hacer era levantar acta de mis alegaciones y despacharlas a quien procediera.

Una vez dicho esto el funcionario montó en cólera y al final en vez de levantar acta y tramitar me hizo un escrito a mi nombre.

Entiendo que si se me cita para un procedimiento de pago en periodo voluntario y se me da audiencia es su deber incorporar al procedimiento mis alegaciones y tramitarlas.

Artículo 84. Trámite de audiencia.

1. Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes de redactar la propuesta de resolución, se pondrán de manifiesto a los interesados o, en su caso, a sus representantes, salvo lo que afecte a las informaciones y datos a que se refiere el artículo 37.5.

2. Los interesados, en un plazo no inferior a diez días ni superior a quince, podrán alegar y presentar los documentos y justificaciones que estimen pertinentes.

3. Si antes del vencimiento del plazo los interesados manifiestan su decisión de no efectuar alegaciones ni aportar nuevos documentos o justificaciones, se tendrá por realizado el trámite.

4. Se podrá prescindir del trámite de audiencia cuando no figuren en el procedimiento ni sean tenidos en cuenta en la resolución otros hechos ni otras alegaciones y pruebas que las aducidas por el interesado.

Artículo 85. Actuación de los interesados.

1. Los actos de instrucción que requieran la intervención de los interesados habrán de practicarse en la forma que resulte más cómoda para ellos y sea compatible, en la medida de lo posible, con sus obligaciones laborales o profesionales.

2. Los interesados podrán, en todo caso, actuar asistidos de asesor cuando lo consideren conveniente en defensa de sus intereses.

3. En cualquier caso, el órgano instructor adoptará las medidas necesarias para lograr el pleno respeto a los principios de contradicción y de igualdad de los interesados en el procedimiento.

[Buxtehude]

Tú mismo te estás contestando.

[Bartolomew Roberts]

Yo entiendo que si tiene que levantar el acta pero este individuo se negó, el deber concreto no lo he localizado y no se si su actitud tiene relevancia desde el punto de vista disciplinario

[golfo119]

En principio y sin profundizar mucho entiendo que las alegaciones deben presentarse por escrito, salvo que una norma o reglamento que desarrolle el procedimiento establezca lo contrario, en cuyo caso deberán hacerse ante el instructor del expediente, no ante cualquier funcionario de turno. Así mismo tampoco existe obligación de comparecer personalmente para formular alegaciones, salvo que una ley establezca lo contrario.

Salu2

[Bartolomew Roberts]

Bien pero una vez que se me concede trámite de audiencia por el instructor del expediente entiendo que el debe recoger mis alegaciones y elevarlas a quien proceda.

En el escrito por el que se me reclamaba la supuesta deuda se me indicaba que debía presentarme para el trámite de audiencia no era la presentación de un mero escrito de alegaciones, es más el funcionario en cuestión era el secretario de la delegación no un administrativo.

Yo creo que el individuo en cuestión redactó mal el oficio en el que ponía textualmente preséntese para el trámite de audiencia y hubiera bastado con que solicitara una presentación de alegaciones por escrito.

[dontbecruel]

En las relaciones del ciudadano con la Administración el principio general es el de escritura, Roberts.  Ello es así principalmente por hacer honor a otro principio, el de seguridad jurídica.  Y es que las alegaciones por escrito significan seguridad jurídica para ti, y para la Administración que te cita.  El funcionario te dijo bien al indicarte que hicieras un escrito y lo presentaras al día siguiente, en mi opinión (cosa aparte son los modales).  El trámite de audiencia ante la Administración no es comparable a, por ejemplo, el trámite de toma de declaración por parte de la Policía a un sospechoso, víctima, o testigo de delito, pues en este último caso se trata de averiguar la verdad sobre unos determinados hechos de orden público, y las declaraciones verbales, junto con las respuestas a las preguntas de quien toma declaración, deben ser rápidas y espontáneas.  No es lo mismo cuando tratamos con la Administración, aquí se nos da un plazo para presentar alegaciones precisamente al objeto de darnos tiempo suficiente para preparar la documentación que creamos oportuna, así como para redactar el escrito de alegaciones.  Y, si no se está preparado para redactarlo, pues para eso están las Gestorías y los Abogados, por ejemplo.
En cuanto al modo en que tú interpretas lo de la "manera que resulte más cómoda", me parece no razonable.  Más cómodo que presentarse es llamar por teléfono, y más cómodo que llamar es que el funcionario venga a tu casa a entrevistarte, o se presente en tu sombrilla de la playa si ese día estás alli; con una bolsa, claro, para llevarse tus documentos.  Lo "cómodo" no hay que sacarlo de contexto, y por supuesto se está aludiendo a coordinar horarios y fechas, no otras cosas, como saltarse el principio de escritura.  Repito que las alegaciones por escrito te convienen a ti más que a nadie, y los funcionarios no son amanuenses que tengan obligación de tomar dictados de los que acuden a la Administración con cualesquiera argumentos.  Además, como bien dice otro compañero, para el trámite de audiencia no es necesario que acuda el interesado y nadie más que él, pues puede enviar perfectamente a un representante.  Saludos.

[Bartolomew Roberts]

Es cierto todo lo que dices pero si yo me presento ante la administración y hago unas alegaciones aunque sean verbales y presento un medio de prueba no debería el instructor del procedimiento levantar acta y tramitar.

Imagínese que por lo que sea me presento un día x y este individuo se niega a recoger mis alegaciones no se produce indefensión toda vez que me he personado y he expuesto al instructor las circunstancias del caso y que por circunstancias no pueda alegar en otro momento o de otra forma. Además si me recibe entiendo que deberá documentar lo que le diga puesto que está instruyendo un procedimiento que está instruyendo.

Es cierto que la escritura del procedimiento es un principio general pero, el secretario que tramito el acto sobre el que yo alegaba me recibió aparte y fue una vez que le demostré el error administrativo el momento en que se negó a concretar las resultas del trámite.

No quiero que piensen que le monté un expectáculo al funcionario de la ventanilla y que por vergüenza ajena me recibieron en el despacho del secretario sino que me hizo pasar y me dijo que le expusiese in voce mis alegaciones.

Me invitaron a hacerlo y lo único que le dije al instructor que como había sido informado verbalmente por mi pues que levantara acta y que la adjuntase al expediente puesto que la autoridad administrativa a la que iban dirigidas (el) se había enterado del asunto.

[123]

Con todos mis respetos, Bartolomew Roberts, yo opino que el funcionario que te atendió se comportó correctamente y tú, en cambio, “exigías” beneficios que no te correspondían. Y explicaré por qué.

Se debe levantar acta para aquellos actos recogidos en el artículo 27 de la Ley 30/92.

Si nos encontramos en el trámite de audiencia de un determinado procedimiento, son los interesados quienes deben aportar los escritos y/o documentos que estimen oportuno. Cuando el artículo 85 recoge que “los interesados habrán de practicarse en la forma que resulte más cómoda para ellos”, quiere decir exactamente eso, lo cual NO implica que el ciudadano se persone y el funcionario deba levantar acta de lo que allí suceda o de lo que aquel le relate, o que deba redactar ningún tipo de documento (y menos a petición o exigencias de aquel). Efectivamente, tal como hizo el funcionario, se consideró efectuado el trámite de audiencia ya que el interesado se personó y expuso lo que creyó conveniente.

Saludos

[dontbecruel]

Discrepo con 123 en una cosa: el trámite de audiciencia muy probablemente no se considere realizado.

Motivo: a los documentos que Roberts aportó hay que darles un sentido dentro del procedimiento de que se trate, y eso únicamente puede hacerse a partir de la valoración que el interesado haga de ellos por escrito, no de viva voz, en el trámite de audiencia. Por otro lado, esa valoración de parte no es vinculante para el órgano administrativo.  Dicho de otro modo: el interesado ha de solicitar a la Administración que los considere de determinada manera, y ésta decidirá en función de la clase y contenido de documentos.  El hecho de presentarlos sin más no añade absolutamente nada al procedimiento, según yo lo veo.  En el lenguaje común, "audiencia" significa oir, escuchar.  En el lenguaje administrativo, significa leer.  Es decir, que si Roberts deja pasar el plazo que le han notificado para formular alegaciones, tal vez pierda definitivamente dicha oportunidad, puesto que, ya en sede de recursos administrativos o contenciosos, es posible que no le admitan la documentación a la que se refiere si pudo haberla aportado - por escrito, insisto - en el procedimiento y no lo hizo. 

[Bartolomew Roberts]

Muchas Gracias a todos me ha quedado claro que no tiene la obligación de incorporar al procedimiento mis alegaciones sin más.
en otros casos que me he encontrado cuando he expuesto el problema y la solución al instructor este de oficio me ha solucionado el asunto y de ahí mi error.

No podía comprender que me exigiera otra vez la misma alegación que ya le había hecho verbalmente teniendo en cuenta que era a el a quien dirigiría el escrito de alegaciones pero está claro que no se lo puedo exigir.

PD Como pueden ver lo mio no es el Administrativo, prefiero el derecho privado en fin de todo se aprende.....

[dontbecruel]

Roberts, depende mucho de la clase de procedimiento, el fondo del asunto, lo que haya en juego, etc.  En muchos casos podrá el funcionario de oficio corregir un error material, etc., como comentas, pero en otros esto no será posible.  Suerte y saludos.

[Bartolomew Roberts]

La verdad el derecho administrativo no es mi fuerte, conocen alguna monografía sobre el procedimiento administrativo que pueda ayudarme a profundizar en los aspectos prácticos del mismo.

Muchas Gracias a todos otra vez

[Buxtehude]

DONTBECRUEL:

De acuerdo en que los funcionarios no son escribientes. Y de acuerdo en que el funcionario de marras hizo bien en decirle que presentara sus alegaciones por escrito. Sin embargo, a la vez opino que no puede negarse a recogerle allí mismo sus alegaciones, en acta, por comparecencia, o como sea, ya que opino que la expresión “la forma que resulte más cómoda” no es razonable si se colocara en el terreno en el que tú lo has situado (en la playa bajo la sombrilla…etc.), pero sí lo es si el administrado comparece para hacer esas manifestaciones a la vez que aporta toda la prueba documental.

123:

Yo creo que el art. 27 no define de forma exhaustiva los supuestos en que en las Administraciones se ha de levantar un acta. Es más, yo creo que en ese artículo únicamente se habla de las actas que se levanten en las sesiones de los órganos colegiados integrados en Administraciones Públicas.

[dontbecruel]

Dalonsoc:

Primero: si el procedimiento tuviera por objeto el que te concedan una autorización administrativa que para ti es vital porque te puede ir el pan en ello, y en principio te la deniegan porque no reúnes determinados requisitos, te dan trámite de audiencia y resulta que tienes unos documentos que demuestran que sí los reúnes, ¿tú te quedarías tranquilo con sólo enseñárselos al funcionario de la ventanilla, te marcharías tranquilo sin presentarlos con un escrito tuyo explicando el sentido de los mismos, y con tu copia habiendo sido sellada de entrada por la Administración, con fecha y puede que hora? Si tu respuesta es "no", eso se llama "seguridad jurídica".  Si tu respuesta es "sí", eso se llama "todo el mundo es bueno", y quizá derogarías buena parte de las normas jurídicas por innecesarias.

Segundo: efectivamente, en la forma que resulte más cómoda, siempre que el trámite de instrucción requiera la intervención del interesado.  Ya hemos visto que éste no la requiere, puede hacerse por representante.  Y, ni aún así, se puede prescindir de la forma escrita cuando ésta resulte inherente al acto.   Y al acto de alegaciones resulta inherente la forma escrita, sin duda alguna.

Un saludo.

[123]

123:

Yo creo que el art. 27 no define de forma exhaustiva los supuestos en que en las Administraciones se ha de levantar un acta. Es más, yo creo que en ese artículo únicamente se habla de las actas que se levanten en las sesiones de los órganos colegiados integrados en Administraciones Públicas.

Cierto.

Pero hay que matizar que no podemos entender (en mi opinión), el concepto “acta” de una manera tan amplia que suponga que se ha de levantar una sobre todo aquello que va sucediendo (además de absurdo, sería inviable).

Yo creo que la Ley 30/92 es bastante “generosa” al contemplar el trámite de audiencia y, como dije anteriormente, dicho trámite no supone que los funcionarios queden expuestos a que el ciudadano les pida que redacten ningún tipo de documento, sino que recojan todos aquellos que el interesado desee aportar (de la manera que quiera, en el soporte que considere oportuno, que lo haga llegar como crea conveniente –correo ordinario o electrónico- etc. etc...)

Saludos

[Buxtehude]

DONTBECRUEL:

Veo que te gusta ejemplificar  . Pues verás, si tuviera que alegar por una importante autorización administrativa denegada podría hacer dos cosas: presentar un escrito, junto con la documentación adjunta, en el registro general de entrada, y una copia para que me la sellen; o podría ir al funcionario de turno (en ventanilla, escritorio o despacho) y pedirle que me haga una comparecencia y que terminada ésta me haga entrega de copia del acta de comparecencia y de certificación haciendo constar la comparecencia y su objeto (a lo cual tengo derecho).

Por otro lado tú has sido rotundo al decir que ese acto ha de ser escrito ¿Dónde pone que las alegaciones tengan que ser necesariamente así o que en las relaciones de la Administración con el ciudadano rija el principio de escritura? Lo que sí dice la Ley 30/92 es que las Administraciones en sus relaciones con los ciudadanos actúan de conformidad con los principios de transparencia y de participación, punto.

Un saludo.

123:

Muy cierto, no hay que levantar acta de todo aquello que va sucediendo, tan sólo de aquellas verbalizaciones que sean trascendentales para el procedimiento.

Saludos.

[Torrombo]

tengo entendido que toda acta requiere la firma de almenos dos funcionarios para que sea válida

[dontbecruel]

Dalonsoc: con respecto a lo de la escritura: si estudias Derecho, o ya habrás dado esa parte y no la recuerdas, o todavía no has llegado a ella; con respecto a tu afirmación de tener derecho a que el funcionario de ventanilla o de despacho te haga un "acta" por tu "comparecencia", pues buena suerte cuando lo intentes. Eso sí, prepárate para la respuesta del funcionario.
Torrombo, un acta solamente puede levantarla alguien que ocupe el cargo de Secretario de un órgano colegiado, y sólo cuando se reúne dicho órgano, porque el acta recoge exclusivamente lo que sucede en la misma.  Y se aprueba por el pleno del órgano en la siguiente reunión, en su caso.  El Presidente del órgano también la firma una vez aprobada.

Lo importante es que el compañero B. Roberts ya tiene claro que más le vale presentar, lo que sea, acompañado de un escrito.

Saludos.

[Buxtehude]

Dalonsoc: con respecto a lo de la escritura: si estudias Derecho, o ya habrás dado esa parte y no la recuerdas, o todavía no has llegado a ella; con respecto a tu afirmación de tener derecho a que el funcionario de ventanilla o de despacho te haga un "acta" por tu "comparecencia", pues buena suerte cuando lo intentes. Eso sí, prepárate para la respuesta del funcionario.
Torrombo, un acta solamente puede levantarla alguien que ocupe el cargo de Secretario de un órgano colegiado, y sólo cuando se reúne dicho órgano, porque el acta recoge exclusivamente lo que sucede en la misma.  Y se aprueba por el pleno del órgano en la siguiente reunión, en su caso.  El Presidente del órgano también la firma una vez aprobada.

Lo importante es que el compañero B. Roberts ya tiene claro que más le vale presentar, lo que sea, acompañado de un escrito.

Saludos.

estudias Derecho, o ya habrás dado esa parte y no la recuerdas, o todavía no has llegado a ella

Ya que parece que he olvidado eso, ¿podrías recordarme tú el autor, edición y página del libro en el que has leído eso que llamas “principio de escritura” en las relaciones Administración-ciudadano?

Eso sí, prepárate para la respuesta del funcionario.

Bueno, supongo que, como en todo, depende de con quién des.

[dontbecruel]

Aunque esto es un foro de debate jurídico, y no de docencia jurídica, Dalonsoc, que para eso están los profesores, te contesto:

Si los ciudadanos tienen derecho a formular alegaciones ante la Administración, y los funcionarios no están obligados a (he visto pocas veces tanto desconocimiento del Derecho en la utilización de esta expresión) "levantar acta" de las alegaciones que éstos les hagan, pues no veo otro medio que el escrito (el correo electrónico, el fax, el burofax, etc, también son medios escritos y admitidos por la norma, por cierto).  Es un principio que no está recogido expresamente en ningún artículo concreto de la legislación, pero que se desprende del conjunto del ordenamiento, así como de otros principios como el de seguridad jurídica.

A lo segundo que observas, que "depende de con quién des", pues ahora va a resultar que el ejercicio de lo que antes llamabas un "derecho", la del invento ese del "acta de comparecencia", va a pasar a depender del carácter del funcionario/a con el que vayas a parar.  Muy bien, hemos conseguido hacer un triste Estado de Derecho, entonces.  Por fortuna, estás equivocado y las cosas no son así.

Por cierto, los ciudadanos tienen derecho al certificado (que no al "acta") haciendo constar su comparecencia (limitándose a detallar el hecho de la misma, sin embargo, y no su contenido; es decir, fecha, hora, órgano, motivo, naturaleza, etc.), cuando dicha comparecencia es de carácter obligatorio.  En ningún otro caso, por tanto.

Y con esto doy por finalizada mi intervención en este hilo.  Saludos a todos.